# Gebruikershandleiding Ledgerix ## Setup wizard (eerste installatie) Bij een schone installatie wordt je automatisch doorgestuurd naar de **setup wizard**. Deze begeleidt je in **vier stappen** door het instellen van je administratie: 1. **Bedrijf**: kies eerst je bedrijfsmodus ("Wie ben je?": zzp/freelancer, MKB-bedrijf, accountant) — dit bepaalt welke menu-items in de zijbalk verschijnen, een zzp'er ziet bijvoorbeeld geen ICP, multi-currency of jaarrekening-configuratie (achteraf wijzigbaar in **Instellingen → Applicatie-instellingen**). In dezelfde stap vul je de bedrijfsgegevens in: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer. 2. **Rekeningschema**: kies een standaard rekeningschema of importeer een eigen schema 3. **Dagboeken**: de standaard dagboeken worden aangemaakt (Inkoop, Verkoop, Bank, Kas, Memoriaal en Beginbalans) 4. **Boekjaar**: stel het eerste boekjaar en de periodes in Na het doorlopen van de wizard is je administratie klaar voor gebruik. ## Bedrijfsmodus en interface-complexiteit (v0.39+) Ledgerix heeft twee onafhankelijke instellingen die samen bepalen hoe de UI eruitziet: **Bedrijfsmodus** (zzp / mkb / accountant) bepaalt **welke functies** beschikbaar zijn: - *zzp* — alleen de kern: Boekingen, Grootboek, BTW, OB-aangifte, Bank - *mkb* — voegt jaarrekening, ICP, multi-currency, periodes en jaarafsluiting toe - *accountant* — alles + jaarrekening-configuratie en het multi-client overzicht **Interface-complexiteit** (eenvoudig / standaard / advanced) bepaalt **hoe** ze gepresenteerd worden: - *eenvoudig* — geen boekhoud-jargon, één scherm met grote knoppen voor Inkomst / Uitgave / Bon scannen / Mijn overzicht - *standaard* — de gewone interface met zijbalk en alle menu's - *advanced* — gereserveerd voor toekomstige power-features Beide instellingen zijn los van elkaar te kiezen. Een MKB-er met weinig boekhoud-ervaring kan dus "MKB + eenvoudig" kiezen; een ervaren zzp'er kan "ZZP + standaard". Wijzigen kan altijd in **Instellingen → Applicatie-instellingen** (bedrijfsmodus en interface-complexiteit zijn beide instelbare keys in die kaart). ### Eenvoudige interface In de eenvoudige interface kom je na inloggen op een scherm met zes knoppen: - 💸 **Uitgave toevoegen** — iets gekocht of een rekening betaald (in-place formulier, geen pagina-wissel) - 💰 **Inkomst toevoegen** — geld ontvangen van een klant (idem, in-place) - 📷 **Foto maken** — gebruikt de webcam (laptop) of achterzijde-camera (telefoon) om direct een foto te maken; OCR vult het formulier voor je in - 📁 **Bon uploaden** — kies een foto of PDF die al klaar staat (multi-page PDFs werken; per pagina worden de embedded JPEGs gescand) - 📊 **Mijn overzicht** — YTD-omzet, kosten, resultaat en aantal nog te verwerken transacties - 🏛 **BTW-aangifte** — eenvoudige begeleiding: het te betalen/ontvangen saldo prominent bovenaan, daaronder stap 1 (link naar Mijn Belastingdienst) en stap 2 (knop "markeer als ingediend") Onderaan staat een status-blok met de huidige stand van zaken voor het boekjaar. Toast-notificaties (rechtsonder) bevestigen elke succesvolle actie en tonen errors zonder de blokkerende `alert()`-popups die je gewend bent uit oude apps. De zijbalk is verborgen om afleiding te voorkomen. Wil je toch alle menu-items zien? Klik rechtsboven op **Volledige interface tonen** — dan schakelt Ledgerix terug naar de standaard-interface. Onderin de header staat een **⚙ Instellingen**-link voor wie iets wil aanpassen zonder eerst de hele interface te wisselen. ### Compact-modus (voor desktop-power-users) Naast de complexiteit-keuze (eenvoudig/standaard/advanced) is er sinds v0.41.0 een aparte **Schermdichtheid**-instelling met twee opties: - **Comfortable** (default) — touch-vriendelijke padding, voor nieuwe gebruikers en wie op tablet werkt - **Compact** — desktop-modus voor accountants en boekhouders: ~40% kleinere padding op tabellen, kleinere fonts, en op breedscherm (≥1400px) krijgen formulieren 3 kolommen ipv 2 zodat een hele boeking in één oogopslag te zien is Wisselen via **Instellingen → Applicatie-instellingen** (setting **Schermdichtheid** / `ui_density`). Wijziging is direct zichtbaar, geen pagina-reload nodig. Compact-modus is orthogonaal aan complexiteit: een ervaren accountant kan "standaard + compact" kiezen, een zzp'er met touch-laptop blijft op "eenvoudig + comfortable". ## Inloggen 1. Open de applicatie in je browser (standaard: `http://localhost:8080`) 2. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in 3. Bij eerste gebruik: gebruiker `admin`, wachtwoord zoals ingesteld bij installatie 4. Als **2FA (TOTP)** is ingeschakeld, wordt na het wachtwoord een verificatiecode gevraagd. Voer de code in vanuit je authenticator app. ### Wachtwoord vergeten Als je je wachtwoord bent vergeten: 1. Klik op **Wachtwoord vergeten?** op de loginpagina 2. Vul je e-mailadres in 3. Je ontvangt een e-mail met een reset-link (1 uur geldig) 4. Klik op de link en stel een nieuw wachtwoord in ## Dashboard Het dashboard bestaat uit een uitgebreide set aanpasbare widgets. Standaard staan er dertien aan; via het tandwiel (⚙) zet je ze aan/uit en versleep je de volgorde. De standaard-widgets zijn onder meer: - **Aan de slag**: openstaande actiepunten (bv. nog te reviewen boekingen, aangifte-deadlines) - **Statistieken**: aantal relaties, grootboekrekeningen, boekingen en dagboeken - **Ontbrekende boekingen** en **Integratie-concepten**: signalen dat er nog iets te verwerken is - **Liquiditeitsprognose**, **Liquiditeit** en **Maandtrend**: cashflow- en trendgrafieken - **Budget-variantie**: budget vs werkelijk - **Omzetgrafiek** en **Kostengrafiek**: horizontale balken per rekening - **Openstaande debiteuren**: onbetaalde facturen - **Snelle acties**: knoppen naar veelgebruikte functies (aanpasbaar) - **Sneltoetsen**: Ctrl+K (zoeken), Ctrl+B (nieuwe boeking) Los van de widgets doorzoekt de **zoekbalk in de zijbalk** (Ctrl+K) relaties, rekeningen en boekingen. ### Dashboard configureren Het dashboard is volledig aanpasbaar: 1. Klik op de **tandwiel-knop** (⚙) rechtsboven op het dashboard 2. **Widgets tonen/verbergen**: vink aan welke widgets je wilt zien 3. **Volgorde wijzigen**: sleep widgets naar de gewenste positie (drag & drop) 4. **Snelle acties aanpassen**: kies welke knoppen in het snelle acties-widget verschijnen (standaard staan er acht aan; er zijn er meer beschikbaar, zoals Vaste activa, Bank-regels en Peppol) 5. Klik **Opslaan** Je layout wordt per gebruiker opgeslagen en blijft bewaard tussen sessies. ### Budget-variantie-widget — periode kiezen (v0.46.1) Op de "Budget variantie"-widget vind je rechtsboven een dropdown waarmee je het venster kiest: - **Lopende maand** — alleen deze maand - **Lopend kwartaal** — Q-start tot vandaag - **Year-to-date** — januari tot vandaag (default) - **Heel boekjaar** — januari t/m december De keuze blijft bewaard in je browser zodat hij na een refresh op dezelfde stand staat. Rood = over budget, groen = onder budget; de top-zes accounts met de grootste afwijking worden getoond. ## Navigatie Het menu in de sidebar is gegroepeerd. Welke items je ziet hangt af van je bedrijfsmodus (zzp/mkb/accountant) en je licentie-tier; niet elke gebruiker ziet alle onderstaande items. De groepen (in volgorde) zijn: | Groep | Pagina's | |-------|----------| | *(bovenaan, zonder kop)* | Dashboard, Aan de slag, Klant-vragen, Accountantsoverzicht (alleen accountant-modus) | | **Boekhouding** | Boekingen, Batch-boekingen, Bulk-bewerken, Snel bon vastleggen (alleen op telefoon/tablet), Grootboekkaart, Sjablonen, Margeregeling, Relaties | | **Stamgegevens** | Grootboek, Dagboeken, BTW Codes, Valuta & Koersen | | **Rapportages** | Rapportages, Analyse-dimensies, Rapport-bouwer, Budget, Meerjarenoverzicht | | **Jaarwerk & belastingen** | Jaarrekening, Jaarrekening configuratie (accountant), Vaste activa, Periodes, Jaarafsluiting, OB-aangifte, OB-suppletie, ICP-opgave, Scenarios (wat-als) | | **Import / Export** | XAF Import/Export, Journaal-import, Bankimport, Bank match-regels, Mailbox-inbox, Peppol / NLCIUS, Integraties, Integratie-drafts | | **Gebruikers & toegang** (alleen Admin) | Gebruikers, Groepen, API Keys, OAuth-providers | | **Beheer** (alleen Admin) | Goedkeuringen, Bedrijven, Audit Trail, Boekstuk-controle, Backup & herstel, Systeem-monitor, Instellingen | Groepen zijn in- en uitklapbaar (de stand wordt onthouden). Een groep met de actief geopende pagina klapt automatisch open. Bovenaan de sidebar staat de **bedrijfsselector** (bij meerdere bedrijven) en het **zoekveld**. Onderaan staan de taalkeuze, de ingelogde gebruiker, een link naar de **Documentatie**, de thema-knop (dark mode) en de uitlogknop. ## Taalwisseling De applicatie ondersteunt volledig Nederlands en Engels op alle pagina's. Wissel van taal via de taalknop in de interface. De geselecteerde taal wordt onthouden. Alle onderdelen worden vertaald: menu, formulieren, knoppen, foutmeldingen, rapporttitels, instellingenlabels en API-foutmeldingen. ## Wachtwoord wijzigen Je kunt je eigen wachtwoord wijzigen via de instellingenpagina: 1. Ga naar **Instellingen** of klik op je gebruikersnaam 2. Vul je huidige wachtwoord in 3. Vul tweemaal je nieuwe wachtwoord in (min. 6 tekens) 4. Klik **Opslaan** ## Tweestapsverificatie (2FA/TOTP) Beveilig je account extra met een authenticator app (bijv. Google Authenticator, Authy): ### 2FA instellen 1. Ga naar **Instellingen** 2. Klik **2FA instellen** in de beveiligingssectie 3. Scan de **QR-code** met je authenticator app 4. Voer de verificatiecode in die de app toont 5. Klik **Bevestigen** — 2FA is nu actief ### Inloggen met 2FA 1. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in zoals normaal 2. Na succesvolle wachtwoordcontrole verschijnt het 2FA-scherm 3. Voer de 6-cijferige code in vanuit je authenticator app 4. Klik **Verifieer** ### 2FA uitschakelen 1. Ga naar **Instellingen** 2. Klik **2FA uitschakelen** 3. Bevestig met je wachtwoord ## Boekingen ### Boekingen bekijken - Ga naar **Boekingen** in het menu - De lijst toont: nummer, datum, dagboek, omschrijving, debet, credit, aantal regels - Scroll naar beneden om meer te laden (infinite scroll) - Filter op dagboek, boekjaar of zoek op omschrijving - Klik op een boeking om de details te zien ### Boeking detail Bij het klikken op een boeking zie je: - Dagboek, datum, periode, boekjaar, valuta - Alle boekingsregels met rekening, omschrijving, debet/credit, relatie, factuurref - **Bijlagen**: upload PDF's of afbeeldingen, download of verwijder ze - **PDF export**: klik op de **PDF-knop** om de boeking te downloaden als PDF (A4 formaat met bedrijfsheader, regeltabel en totalen) - **UBL-export** (alleen verkoopboekingen): klik op **UBL** om een NLCIUS/Peppol-compatibele factuur als XML te downloaden. Handig voor klanten die digitale facturen via Peppol-access-points willen ontvangen, of voor archivering. Configureer je KvK in Instellingen → Applicatie-instellingen zodat 'ie ook in de UBL terechtkomt. - Knoppen: Bewerken, Verwijderen, PDF, UBL, Sluiten ### Nieuwe boeking aanmaken Sinds v0.39 zijn er **twee formulieren**: kies bovenaan tussen **Snel** en **Volledig**. De keuze wordt onthouden per gebruiker (in de browser), de default-keuze hangt af van je bedrijfsmodus (zzp = Snel, mkb/accountant = Volledig). Je kunt op elk moment switchen via de tabs. **Snel-formulier** — vraagt alleen de essentie: 1. Klik **+ Nieuwe boeking** 2. Kies **Uitgave** of **Inkomst** 3. Vul **bedrag inclusief BTW** in en kies een **BTW-tarief** (21% / 9% / 0%) 4. Vul de **omschrijving** in (bv. "Software-licentie ACME") 5. Kies de **categorie** (kosten- of omzet-rekening) — Ledgerix vult een sensible default in 6. Kies **betaald via** (bank/kas) — ook met default 7. Optioneel: koppel aan een **klant of leverancier** 8. **Opslaan** Achter de schermen maakt Ledgerix de juiste boekingsregels (debet/credit, BTW, tegenrekening). Je hoeft geen "debet" of "credit" te kennen om een correcte boeking te maken. **Volledig formulier** — voor wie de details wil zien: 1. Klik **+ Nieuwe boeking** of druk **Ctrl+B** 2. Selecteer dagboek, datum, omschrijving 3. Boekjaar en periode worden automatisch bepaald op basis van de datum 4. Kies optioneel een andere valuta (EUR is standaard) 5. Voeg regels toe: selecteer rekening (type-ahead), vul debet of credit in 6. Druk **Enter** om naar de volgende regel te gaan 7. Kies optioneel een sjabloon om het formulier automatisch in te vullen 8. De balanscontrole onderaan toont groen (in balans) of rood (verschil) 9. Druk **Ctrl+S** om op te slaan, of klik **Opslaan** 10. De boeking wordt geweigerd als debet ≠ credit > **Tip**: Het laatst gebruikte dagboek wordt onthouden en automatisch geselecteerd bij een nieuwe boeking. ### Suggesties bij OCR-scan Wanneer je een bonnetje scant (Foto maken / Bestand kiezen), probeert Ledgerix automatisch de juiste tegenrekening + BTW-tarief voor te stellen op basis van eerdere boekingen voor dezelfde leverancier. **Suggesties uitschakelen**: vind je de voorstellen storend of onbetrouwbaar? Zet ze volledig uit via **Instellingen → Documenten → Suggesties voor tegenrekening + BTW**. De OCR-extractie blijft werken — alleen de "vorige keer boekte je dit zo"-tip verdwijnt dan. **Multi-page PDFs (v0.41.2)**: Digitale PDFs met een tekstlaag (Exact, Moneybird, SnelStart, etc.) werden al volledig ondersteund. Sinds v0.41.2 worden ook scanned PDFs waarbij elke pagina als JPEG in de PDF zit (typisch HP/Canon scan-software, smartphone-apps) per pagina door de OCR gehaald — pagina's worden automatisch samengevoegd tot één tekst voor de receipt-parser. ### Boeking bewerken **Detail-flow** (volledig bewerken): 1. Klik op de boeking in de lijst 2. Klik **Bewerken** 3. Het formulier wordt gevuld met de bestaande gegevens 4. Pas aan en klik **Opslaan** **Inline bewerken** (snelle correctie, sinds v0.41.1): 1. Klik op het ✏-icoon achter de rij in de boekingen-tabel 2. Datum, dagboek en omschrijving worden direct in de rij invulbaar 3. Tab/Enter springt door de velden, Esc annuleert, ✓ slaat op 4. Alleen die ene rij wordt opnieuw getekend — de rest van je tabel en je scroll-positie blijven staan Inline-edit is bedoeld voor snelle correcties (typo in omschrijving, verkeerd dagboek). Voor wijzigingen op de individuele boekingsregels (bedragen, tegenrekening) gebruik je de detail-flow. ### Veelvoorkomende boekingen **Verkoopfactuur (incl. 21% BTW):** | Regel | Rekening | Debet | Credit | |-------|----------|-------|--------| | 1 | 13010 Debiteuren | 121,00 | | | 2 | 80002 Verkoop hoog | | 100,00 | | 3 | 15020 OB Verkoop hoog | | 21,00 | **Inkoopfactuur:** | Regel | Rekening | Debet | Credit | |-------|----------|-------|--------| | 1 | 50002 Inkoop hoog | 100,00 | | | 2 | 15220 Voorbelasting | 21,00 | | | 3 | 16060 Crediteuren | | 121,00 | **Bankbetaling ontvangen:** | Regel | Rekening | Debet | Credit | |-------|----------|-------|--------| | 1 | 11520 Bank | 121,00 | | | 2 | 13010 Debiteuren | | 121,00 | ## Batch-boekingen `/batch-boekingen.html` (zijbalk **Boekhouding → Batch-boekingen**, MKB-modus) is een spreadsheet-achtig scherm om snel veel boekingen achter elkaar in te voeren. Per regel vul je datum, dagboek, omschrijving, kostenrekening, tegenrekening (bank/crediteur), bedrag en optioneel een BTW-tarief. 1. Er staan vijf lege regels klaar. Voeg er meer toe met **+ Regel toevoegen** of **+ 10 regels**. De datum staat standaard op vandaag; het dagboek-menu bevat inkoop-, verkoop- en memoriaal-dagboeken. 2. Vul de regels in. **Enter** in het factuurveld springt naar de omschrijving van de volgende regel (en maakt zo nodig een nieuwe regel aan). 3. Kies je een relatie, dan laadt Ledgerix diens openstaande facturen als suggestie bij het factuurveld. 4. Bijlagen koppel je per regel via de paperclip (📎), of sleep meerdere bestanden op de dropzone onderaan; die worden op volgorde toegewezen aan regels zonder bijlage. 5. Klik **Boek alle regels**. Elke regel krijgt kleur: groen met een boekingsnummer bij succes, rood met de foutmelding als tooltip bij een probleem. Een samenvatting toont het aantal geslaagd/mislukt. 6. **Verwerkte regels wissen** ruimt de geslaagde (groene) regels op zodat je verdergaat met wat nog openstaat. ## Bulk-bewerken `/bulk-bewerken.html` (zijbalk **Boekhouding → Bulk-bewerken**, MKB-modus) past honderden boekingen in één keer aan zonder ze stuk voor stuk te openen. Acties die bedragen raken worden geweigerd als een boeking in een gesloten periode valt. 1. **Filter**: bepaal welke boekingen je raakt via rekening, dagboek, boekjaar, datumbereik en/of relatie. 2. **Actie**: kies er één: - **Verplaatsen naar andere rekening** — alle gefilterde regels krijgen een nieuwe rekening. - **BTW-code wijzigen** — vervangt de BTW-regels van code X door die van code Y (bedragen blijven gelijk). - **Bijlage toevoegen aan reeks boekingen** — koppelt één PDF/afbeelding aan elke gefilterde boeking (werkt ook in gesloten periodes). - **Hertarifering margeregeling** — herberekent de marge-periodetotalen. 3. **Preview**: klik **Preview tonen**. Je ziet het aantal geraakte transacties en regels, een waarschuwing bij gesloten periodes, en een voorbeeldtabel. Pas na een geslaagde preview wordt **Uitvoeren** actief. 4. **Uitvoeren** vraagt om bevestiging (met een extra waarschuwing als je het filter na de preview nog wijzigde) en past de wijziging toe. Daarna zie je het aantal aangepaste transacties en regels. ## Boekingssjablonen Bewaar terugkerende boekingen (bijv. maandelijkse huur) als sjabloon: 1. Ga naar **Sjablonen** 2. Klik **+ Nieuw sjabloon** 3. Geef een naam, selecteer dagboek, voeg regels toe (bedragen optioneel) 4. Klik **Opslaan** Gebruik een sjabloon: 1. Klik **Gebruiken** bij het sjabloon 2. Het boekingsformulier wordt automatisch ingevuld 3. Pas datum en bedragen aan en sla op ### Terugkerende boekingen (recurring) Sjablonen kunnen automatisch uitgevoerd worden op een vast interval: 1. Open een sjabloon en stel het **terugkerend interval** in: - Wekelijks, maandelijks, per kwartaal, of jaarlijks 2. Kies de **dag van de maand** waarop de boeking moet plaatsvinden 3. De **volgende uitvoerdatum** wordt automatisch berekend en getoond 4. Het systeem controleert elk uur of er sjablonen uitgevoerd moeten worden en maakt automatisch de bijbehorende boekingen aan > **Tip**: Ideaal voor vaste lasten zoals huur, abonnementen of periodieke facturen. ### Sjablonen koppelen aan relaties en bankimport Sjablonen kunnen gekoppeld worden aan relaties en bankimport-patronen: - **Relatie koppelen**: selecteer een relatie bij het sjabloon. Bij het boeken voor die relatie wordt het sjabloon automatisch voorgesteld. - **Bankimport patronen**: koppel een IBAN-nummer en/of naam aan het sjabloon. Bij bankimport worden transacties automatisch gematcht op basis van het IBAN of de naam van de tegenpartij. Dit versnelt het verwerken van bankafschriften aanzienlijk. ## Relaties Relaties zijn debiteuren (klanten) en crediteuren (leveranciers). ### Relatie beheer - **Aanmaken**: klik + Nieuwe relatie, vul ID, naam, adres, BTW-nr, bankrekening in - **Bewerken**: klik Bewerk bij de relatie - **Verwijderen**: klik Verwijder (alleen als er geen boekingen naar verwijzen) - **Zoeken**: type in het zoekveld (zoekt op naam en nummer) ## Grootboek ### Rekeningschema - Bekijk alle rekeningen, filter op Balans (B) of Winst & Verlies (P) - **Aanmaken**: klik + Nieuwe rekening, vul nummer, omschrijving en type in - **Bewerken/Verwijderen**: knoppen per rij (verwijderen alleen als er geen boekingen op staan) ### Grootboekkaart - Ga naar **Grootboekkaart** - Selecteer een rekening via type-ahead en kies het boekjaar - Toont alle boekingsregels met doorlopend saldo - **Navigatie**: gebruik de vorige/volgende knoppen om snel door rekeningen te bladeren - **Link naar boeking**: klik op een boekingsregel om direct naar de bijbehorende boeking te navigeren - Printbaar (header met rekeningnaam en boekjaar) ### CSV export Grootboekrekeningen, dagboeken en rapporten kunnen geëxporteerd worden als CSV: - **Export**: klik de CSV-export knop op de grootboek-, dagboeken- of rapportage-pagina om een CSV-bestand te downloaden (puntkomma-gescheiden, UTF-8 met BOM zodat Excel het correct opent) - **Import**: bulk-import van grootboekrekeningen en dagboeken loopt via de JSON-API (zie `docs/api.md`), niet via een UI-formulier. Voor het importeren van een bestaande administratie gebruik je de XAF-import (1 of meerdere jaren tegelijk, zie "Import / Export"). ## Dagboeken - Bekijk alle dagboeken met code, omschrijving en type - **Aanmaken**: code (bijv. INKOOP), omschrijving, type (Inkoop/Verkoop/Bank/Kas/Memoriaal/Beginbalans) - **Bewerken/Verwijderen**: knoppen per rij (verwijderen alleen als er geen boekingen in staan) ## BTW Codes ### BTW-codes beheren - Aanmaken met code, omschrijving, tarief, geldig-vanaf datum, af te dragen en voorbelasting rekening - Bij aanmaken wordt automatisch een tariefperiode aangemaakt - **Tarief wijzigen**: klik "Tarief wijzigen" bij een code, vul nieuw tarief en ingangsdatum in. Het oude tarief krijgt automatisch een einddatum. - **Tariefhistorie**: klik op een BTW-code rij om alle tariefperiodes te zien ### OB-aangifte rubriek mapping Onderaan de BTW-pagina kun je instellen welke grootboekrekeningen bij welke OB-aangifte rubriek horen (1a omzet hoog, 1b omzet laag, 5b voorbelasting, etc.). ## Rapportages Ga naar **Rapportages**, selecteer het type en boekjaar: - **Proefbalans**: alle rekeningen met debet/credit totalen. Controle: debet moet gelijk zijn aan credit. - **Balans**: activa tegenover passiva op een bepaalde datum - **Winst & Verliesrekening**: omzet, kosten en nettoresultaat over een periode - **Ouderdomsanalyse (Aging Report)**: overzicht van openstaande posten bij debiteuren of crediteuren, ingedeeld in ouderdomscategorieen (0-30, 31-60, 61-90, 90+ dagen). Selecteer het type (debiteuren of crediteuren) om te zien welke facturen openstaan en hoe lang. - **Jaarvergelijking**: vergelijk twee boekjaren naast elkaar. Selecteer twee boekjaren en het systeem toont per rekening de bedragen van beide jaren, het verschil en het percentage. Handig om trends en afwijkingen te signaleren. ### Export Na het laden van een rapportage verschijnen exportknoppen: - **Printen / PDF**: opent het printdialoog (kies "Opslaan als PDF") - **Download HTML**: standalone HTML bestand - **Download CSV**: puntkomma-gescheiden voor Excel (UTF-8 met BOM) ## Analyse-dimensies `/dimensies.html` (zijbalk **Rapportages → Analyse-dimensies**, MKB-modus) legt een extra laag boven het grootboek. Je definieert eigen dimensies zoals Kostenplaatsen, Projecten of Locaties, koppelt de bijbehorende waarden aan boekingsregels en gebruikt ze in rapportages, zonder je rekeningschema uit te breiden. De pagina heeft twee panelen: links de lijst met dimensies (**+ Nieuw**), rechts de details van de geselecteerde dimensie. - **Dimensie aanmaken/bewerken**: geef een **Code**, **Naam**, **Omschrijving**, een **Icoon** (emoji, met keuzepaneel), een **Volgorde** en een **Status** (Actief/Uit). Code en naam zijn verplicht. - **Waarden beheren**: per dimensie beheer je de waarden (**+ Nieuwe waarde**) in een tabel met **Code**, **Naam**, **Status**, **Bovenliggend** (voor een hiërarchie) en **Budget**. Een waarde kan optioneel een bovenliggende waarde, een start- en einddatum en een budget hebben. ## Rapport-bouwer `/rapport-bouwer.html` (zijbalk **Rapportages → Rapport-bouwer**, MKB-modus) stelt je in staat eigen rapporten samen te stellen en te bewaren. Links configureer je het rapport, rechts verschijnt het resultaat: - **Naam** van het rapport. - **Rijen groeperen op**: rekening, rekening-prefix (1 of 2 cijfers), dagboek of een analyse-dimensie. - **Kolommen**: totaal, per maand, per kwartaal, per jaar, of een vergelijking jaar-vs-jaar (met optioneel Δ en %). - **Meting per cel**: saldo (debet − credit), omzet (credit − debet), alleen debet, alleen credit, of aantal regels. - **Filters**: datumbereik, rekening-bereik (bv. `4000-4999`) en dimensie-waarden. - **Visualisatie**: alleen tabel, staaf- of lijndiagram. Optioneel **inzichten** die grote afwijkingen in natuurlijke taal benoemen. Klik **Voorbeeld** om het rapport te draaien en **Opslaan** om de definitie te bewaren. Bewaarde rapporten staan links onder **Bewaard**. Resultaten exporteer je via **Printen / PDF**, **Download HTML** of **Download CSV**. ## Meerjarenoverzicht `/jaarrekening-meerjaar.html` (zijbalk **Rapportages → Meerjarenoverzicht**, MKB-modus) zet de jaarrekening-cijfers van meerdere jaren naast elkaar. 1. Kies het **Eindjaar** (standaard vorig jaar) en het **Aantal jaren** (3, 5, 7 of 10). 2. Klik **Overzicht tonen**. Per hoofdsectie krijg je een tabel met de kolom **Sectie** en één kolom per boekjaar plus een totaalregel, met een lijndiagram van het sectietotaal per jaar. 3. **Printen** geeft een afdrukbare versie (de grafieken worden dan weggelaten). ## OB-aangifte werkblad Ga naar **OB-aangifte**: 1. Selecteer boekjaar en periode: kwartaal (Q1-Q4), maandelijks, of heel jaar 2. Klik **Berekenen** 3. Het werkblad toont alle rubrieken (1a t/m 5g) met bedragen en bronrekeningen 4. Controle: OB rekening-courant en af te dragen OB 5. Actie: deadline en te betalen/ontvangen bedrag 6. Printbaar De bedragen worden berekend op basis van de geconfigureerde rubriek-mapping (zie BTW Codes). De tarieven worden opgehaald uit de tariefhistorie. ### Eenvoudige BTW-aangifte (v0.40.10) Voor wie de volledige rubrieken-tabel niet wil zien, is er een vereenvoudigde versie op `/eenvoudig-btw.html` (in eenvoudige modus rechtstreeks toegankelijk via de 🏛 BTW-aangifte-tegel op de homescreen): 1. **Saldo** — direct in een gekleurde card: rood ("Te betalen aan Belastingdienst"), groen ("Terug te ontvangen"), of grijs ("Niets te betalen of te ontvangen") 2. **Stap 1: Open Belastingdienst** — knop met directe link naar Mijn Belastingdienst (ondernemers-inlog). De URL is configureerbaar via setting `easy_vat_url` voor wanneer de Belastingdienst hun portaal weer verhuist 3. **Stap 2: Markeer als ingediend** — slaat de datum in localStorage op zodat je in volgende kwartalen kunt zien welke aangiftes al gedaan zijn **Periode-default**: het meest recent afgelopen kwartaal (april = Q1, januari = Q4 vorig jaar). Met **Bekijk details** klap je de rubriek-bedragen open voor wie wil zien hoe het saldo is opgebouwd. Voor maand-aangiften en de volledige rubriek-tabel blijf je bij de **Volledige werkblad**-link bovenin. ## OB-suppletie `/suppletie.html` (zijbalk **Jaarwerk & belastingen → OB-suppletie**) is het werkblad om een eerder ingediende BTW-aangifte te corrigeren. Het zet naast elkaar wat je eerder hebt aangegeven en wat de gecorrigeerde administratie nu laat zien, en berekent het verschil per rubriek. Werkwijze: 1. Corrigeer eerst je boekingen in het betreffende boekjaar. De **Correct**-kolom toont daarna de actuele stand. 2. Kies het **Boekjaar** en klik **Bereken verschil**. 3. Ledgerix vult de **Correct**-kolom (berekend over het hele jaar) en, waar bekend, de kolom **Eerder aangegeven** met de bedragen uit de al ingediende aangiftes. Waar dat niet automatisch bekend is, vul je het bedrag zelf in; het verschil herberekent direct. 4. De tabel toont per rubriek (1a, 1b, 1e, 2a, 3a t/m 3d, en 5a/5b/5c/5d/5g) de kolommen **Rubriek**, **Eerder aangegeven**, **Correct** en **Verschil** (groen = terug te ontvangen, rood = te betalen). 5a/5c/5g zijn afgeleide (berekende) rubrieken; 5e/5f zit verwerkt in de 5g-berekening en heeft geen eigen regel. Onderaan volgt een conclusie: - Geen verschil, dan is een suppletie niet nodig. - Wel afwijkende rubrieken (bv. de omzet) maar hetzelfde te betalen/ontvangen BTW-bedrag, dan is er geen extra BTW. - Een BTW-verschil, dan is er te betalen aan of terug te ontvangen van de Belastingdienst. Bij een verschil van **€ 1.000 of meer** dien je een aparte suppletie in; is het kleiner, dan mag je het in je eerstvolgende reguliere aangifte verwerken. Klik **Genereer suppletieformulier (PDF)** voor een PDF met je bedrijfsgegevens (naam, KvK, BTW-nummer) en de rubriek-tabel. Het bestand heet `suppletie-ob-.pdf`. Draait de **KOR** (kleineondernemersregeling)? Dan meldt het werkblad dat je bent ontheven van de periodieke BTW-aangifte; het blijft zichtbaar ter controle. ## ICP-opgave `/icp.html` (zijbalk **Jaarwerk & belastingen → ICP-opgave**) maakt de opgaaf intracommunautaire prestaties voor de Belastingdienst: per EU-klant het totaal aan geleverde goederen en/of diensten in een kwartaal. 1. Kies **Boekjaar** en **Kwartaal** (Q1 t/m Q4; standaard het huidige kwartaal). 2. Klik **Overzicht genereren**. Per EU-relatie zie je **Land**, **BTW-nummer**, **Relatie**, **Goederen**, **Diensten** en **Totaal**, met een totaalregel onderaan. 3. Eventuele **Waarschuwingen** (bv. een ontbrekend BTW-nummer bij een relatie) verschijnen in een apart blok. 4. Klik **Download CSV** voor een bestand `icp--Q.csv` dat je bij de Belastingdienst kunt aanleveren. ## Boekstuk-controle `/boekstuk-controle.html` (zijbalk **Beheer → Boekstuk-controle**) spoort onderbrekingen op in de doorlopende nummering van boekstukken en factuurnummers. Een gat betekent meestal dat een boeking is verwijderd; dat mag, maar hoort herleidbaar te zijn. De pagina heeft twee onderdelen: - **Hiaten in boekstuknummers**: laadt automatisch en toont het **Bereik** (laagste t/m hoogste nummer), het aantal **Aanwezig** en het aantal **Ontbrekend**. Zijn er ontbrekende nummers, dan volgt een tabel met per gat de kolommen **Van**, **Tot** en **Aantal**, plus een link naar de **Audit Trail** zodat je kunt nagaan wie de betreffende boekingen heeft verwijderd. Zijn er geen gaten, dan verschijnt een groene bevestiging. - **Factuurreferenties**: kies een **Boekjaar** en klik **Controleer**. Per verkoop- en inkoopdagboek zie je het aantal gebruikte factuurnummers, eventuele **dubbele** nummers (met `(N×)`) en, voor oplopend genummerde reeksen, de **ontbrekende** nummers per prefix. ## Zoek-en-selecteer-velden (combobox) Sinds v0.40.3 zijn alle dropdowns met veel items (klanten/leveranciers, grootboekrekeningen, dagboeken, bedrijven) vervangen door zoek-en-selecteer-velden: - **Typen** filtert direct in de lijst (fuzzy match — "verk hoog" vindt "80002 - Verkoop hoog") - **↑/↓** door results, **Enter** selecteert, **Esc** sluit, **Tab** sluit en springt naar volgend veld - Bij **geen match** verschijnt soms een **+ Nieuw aanmaken**-link (bv. nieuwe relatie) die je doorstuurt naar het juiste formulier met de zoekterm voor-gevuld Werkt op zowel het hoofd-formulier (Dagboek, Klant/Leverancier in Snel-modus) als op de individuele boekingsregels (Rekening, Relatie). Bij grote chart-of-accounts (200+ rekeningen) is dit dramatisch sneller dan eindeloos scrollen. ## Periodes - Ga naar **Periodes**, selecteer het boekjaar - Klik **Periodes aanmaken** om 12 maandperiodes aan te maken - **Afsluiten**: klik "Afsluiten" bij een periode. Hierna kunnen er geen boekingen meer in die maand worden gemaakt. - Open perioden worden groen getoond, gesloten perioden grijs ## Jaarafsluiting Ga naar **Jaarafsluiting**: 1. Klik **Controleer boekjaar** voor een voorcontrole (omzet, kosten, resultaat, open perioden) 2. Klik **Boekjaar afsluiten** (dubbele bevestiging vereist) 3. Het systeem: berekent nettoresultaat, boekt naar eigen vermogen, sluit alle perioden, maakt perioden voor het volgende jaar, genereert beginbalans ## Peppol / NLCIUS inkomend `/peppol.html` (MKB-modus) is de upload-pagina voor inkomende **e-facturen** in UBL 2.1- of NLCIUS-formaat. Sinds 2027 is dit voor B2G in NL verplicht en de de facto standaard voor B2B e-invoicing in de EU ViDA-roadmap. **Hoe het werkt:** 1. Je leverancier stuurt je een `.xml`-bestand (Peppol of NLCIUS). 2. Sleep het bestand op de drop-zone of klik om te selecteren (max. 1 MB per keer). 3. Ledgerix parseert het bestand en toont: - **Header**: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, valuta, klant-referentie, notitie. - **Leverancier**: naam, BTW-nummer, KvK/registratie + gevonden relatie (match op BTW-id of exacte naam). - **Totalen**: bedrag excl. BTW, totaal BTW, te betalen. - **Regels** per factuurregel: aantal, netto bedrag, BTW%. 4. Onderaan staat een **concept-boekingsvoorstel**: één debet- kostenregel per factuurregel + één debet-voorbelasting voor de totaal-BTW + één credit-crediteurenregel met factuurnummer en gevonden relatie. De standaard-rekeningen komen uit Instellingen (`default_debit_account` voor kosten, `default_vat_input_account` voor BTW, `default_creditor_account` voor de crediteur). 5. Klik **Open in Boekingen** om het voorstel aan te passen vóór definitief boeken. Niets wordt automatisch geboekt — Peppol is in 2026/2027 nog veel te jong voor blind vertrouwen. Sinds v0.94 verwerkt de parser naast gewone facturen (`Invoice`) ook **UBL-creditnota's** (`CreditNote`): het boekingsvoorstel wordt dan omgekeerd. **Ingebedde bijlagen** (base64-PDF in de XML) worden meegelezen en teruggegeven, zodat het originele document bij de boeking bewaard kan blijven. **Wat (nog) niet:** - Verzending via een Peppol-access-point. Ledgerix doet alleen de **inkomende** kant (facturen ontvangen/inlezen), niet versturen. - Automatisch een relatie aanmaken bij geen match. Vind je geen crediteur, dan krijg je een **suggestie** (`new_relation_suggestion`) met de gegevens uit de factuur; je maakt de relatie zelf aan via Relaties. Bewuste keuze: nooit-geboekte uploads zouden anders ruis in je relatiebestand geven. **Tip**: zet de drie default-rekeningen in Instellingen scherp voordat je dit dagelijks gaat gebruiken. Een Peppol-factuur op rekening 44999 ("nog te boeken kosten") is een prima sigaalpaal voor "deze nog controleren" — die rekening leeg houden hoort bij maandelijkse afsluit-routine. ## Bank match-regels `/bank-regels.html` (MKB-modus) is de plek waar je **eigen regels** voor de bankimport-matcher beheert. Tot v0.84 leerde de matcher patronen uit eerdere boekingen — handig, maar je had geen UI om expliciet te zeggen "alle Albert Heijn-betalingen op rekening 44310". **Hoe een regel werkt:** 1. Vul één of meer **condities** in (LIKE-patronen met `%`-wildcards, case-insensitive): - **IBAN-pattern** — bv. `NL%RABO%` voor alle Rabobank-tegenpartijen. - **Naam-pattern** — bv. `%Albert Heijn%`. - **Omschrijving-pattern** — bv. `%abonnement%`. - **Bedrag-range** — minimum en/of maximum (absolute waarde). - **Richting** — alleen uitgaand (debet), alleen inkomend (credit), of allebei. 2. Een regel matcht zodra **alle ingevulde** condities kloppen (AND-logica). 3. Bij een match worden de **acties** uitgevoerd: doel-grootboekrekening (verplicht), optioneel doel-relatie en/of voorgestelde BTW-code. **Volgorde** wordt bepaald door `priority` — lager getal = hogere voorrang. De eerste regel die matcht wint. Default `100`; geef je specifiekere regels een lager getal (bv. `10`) zodat ze de generieke regels overrulen. **Confidence** (default 0.95) bepaalt of de bankimport-flow de match als "groen" toont in de drafts-view. User-rules zitten standaard boven de learned-pattern confidence (0.7) zodat ze visueel duidelijk opvallen. **Toepassing**: zodra je een afschrift uploadt via Bankimport, draait de matcher in deze volgorde: (0) user-rules → (1) IBAN-match → (2) naam-match → (3) learned patterns → (4) fallback default-rekening. Een user-rule blokkeert verdere matching niet — een latere stap kan nog een relatie toevoegen of de confidence verhogen, maar de target-rekening uit de user-rule blijft staan. **Tip**: hou de regels eng — een te brede regel raakt boekingen die je niet bedoelde. Begin met `name_pattern + bedrag-range + direction` in plaats van alleen een vage description-pattern. ## KOR-modus (kleineondernemersregeling) De **KOR** is een Nederlandse btw-vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet onder een drempel (in 2026: €20.000). Doe je mee, dan: - Reken je **geen btw** op je verkoopfacturen. - Mag je ook **geen voorbelasting aftrekken** (rubriek 5b in de OB-aangifte wordt 0). - Ben je **ontheven van de periodieke btw-aangifte**. De moderne KOR (omzetgerelateerde vrijstelling sinds 2020) is een btw-*vrijstelling*, geen vermindering: rubriek 5d blijft leeg (dat hoorde bij de óúde KOR). - Bij **overschrijding** van de drempel vervalt je deelname per direct; je mag je daarna 3 kalenderjaren niet opnieuw aanmelden. ### KOR aanzetten Ga naar **Instellingen** en zoek de **KOR-modus**-kaart onderaan (`#kor`-anchor). Vul je startdatum in (default = vandaag) en eventueel een aangepaste drempel — die staat default op `20000.00` en is alleen nuttig om te wijzigen als de Belastingdienst de drempel indexeert. Klik **KOR inschakelen**. Vanaf dat moment: - De kaart toont je YTD-omzet (van 8xxx-omzet-rekeningen in dit kalenderjaar) en welk percentage van de drempel dat is. - Op elke pagina krijg je een **banner** zodra je YTD ≥80% van de drempel is (oranje) of de drempel hebt overschreden (rood). - Je kunt het banner per niveau verbergen — bij escalatie van oranje naar rood krijg je 'm alsnog opnieuw te zien. ### KOR uitzetten Eveneens via de KOR-kaart in Instellingen. Bevestigingsdialoog vraagt je nog even of je het echt zeker weet. **Vergeet niet de Belastingdienst te informeren** via het standaard-formulier — Ledgerix wijzigt alleen je interne setting, niet je registratie bij de fiscus. ### Wat regelt Ledgerix automatisch? (v0.95.39+) Zodra de KOR aanstaat, houdt Ledgerix er in de boekingen én de aangifte rekening mee, zodat je er niet zelf aan hoeft te denken: - **Verkoop zonder btw** — in het snelle boekscherm (en op de eenvoudige boekpagina) staat het btw-tarief bij een inkomst standaard op 0%, met een hint dat de KOR actief is. - **Voorbelasting in de kostprijs** — bij een inkoop mag je de btw niet aftrekken; Ledgerix boekt die daarom automatisch bij de kostenrekening in plaats van op een voorbelasting-rekening. Dit gebeurt in de backend, dus ook als je het tarief handmatig aanpast. - **OB-werkblad meldt de ontheffing** — het aangifte- en suppletiescherm tonen dat je onder de KOR bent ontheven van de periodieke btw-aangifte; het werkblad blijft zichtbaar ter controle. Afgesloten boekjaren blijven ongewijzigd: de KOR-modus geldt alleen voor nieuwe boekingen. Boekingen die om een *andere* reden btw-vrij zijn (verlegging, EU-leveringen) kun je nog steeds met het juiste tarief/ btw-code boeken door de default te overschrijven. ## Vaste activa `/vaste-activa.html` is de standalone-pagina voor bedrijfsmiddelen die je over meerdere jaren afschrijft — laptops, machines, meubilair. Voor de fiscus moet alles boven ongeveer €450 hier worden geregistreerd. **Per activum leg je vast:** - Omschrijving + categorie (Hardware, Inventaris, ...) - Aankoopdatum + aankoopprijs excl. BTW + eventuele restwaarde - Afschrijfmethode (lineair of geen) + termijn in jaren - Drie grootboekrekeningen: activum-rekening (balans), cumulatieve afschrijving (contra-actief op de balans), en de kostenrekening voor de jaarlijkse afschrijving - Optioneel: afgevoerd-op-datum als je het activum verkocht of weggegooid hebt **Per boekjaar zie je** vier kerncijfers in één oogopslag: aantal activa, totaal afschrijving dit jaar, cumulatief afgeschreven, en boekwaarde einde jaar. De tabel onderaan toont per activum status + dit-jaar-afschrijving + boekwaarde, met badges voor "actief", "volledig afgeschreven" of "afgevoerd". **Boek jaarafschrijving** is de knop rechtsboven: één klik maakt een memo-boeking aan met regelparen per activum (debet kostenrekening, credit cumulatieve afschrijving). De boeking heet `Afschrijving {jaar} - vaste activa`. De flow is **idempotent**: twee keer drukken maakt geen tweede boeking. Bestaat er al een afschrijvings-boeking voor dat jaar, dan krijg je een notificatie met het boeking-nummer. Tip voor zzp'ers: koppel je activum-categorieën aan je W&V-structuur via de drie account-velden. Default-fallback rekeningen (`depreciation_expense_account`, `depreciation_accumulated_account`) kun je per company instellen via Instellingen. ## Import & Export ### XAF Import (vanuit CASH) 1. Ga naar **Import / Export** 2. Upload **één of meerdere** .xaf bestanden tegelijk (drag & drop of klik — houd Ctrl/Shift ingedrukt voor multi-select) 3. Bij meerdere files worden ze automatisch op boekjaar gesorteerd (oudste eerst) zodat de opening-balance-keten intakt blijft: sluiting van jaar N wordt opening van jaar N+1 4. Een voortgangstabel toont per bestand succes/fout, boekjaar, aantal transacties en regels, totaal debet en bedrijfsnaam 5. Stel "Omgaan met beginbalans" in naar wens: *Behouden* (standaard, veilig bij multi-file), *Overschrijven* (waarschuwt bij meerdere files), of *Samenvoegen* 6. De volledige administratie wordt geïmporteerd: relaties, grootboek, BTW-codes, dagboeken, boekingen ### XAF Export 1. Selecteer het boekjaar 2. Klik **Downloaden als .xaf** 3. Het bestand is geschikt voor de Belastingdienst of andere boekhoudsoftware ### Bankimport 1. Ga naar **Bankimport** 2. Selecteer het bankprofiel (ING, Rabobank, ABN AMRO, KNAB, SNS, ASN, Triodos, bunq, RegioBank, of CAMT.053 XML) 3. Selecteer de bankrekening (grootboek) en het dagboek 4. Upload het afschrift (drag & drop) 5. Het systeem matcht automatisch met **confidence badges**: - **Groen** (hoog vertrouwen): automatisch gematcht via sjabloon (IBAN/naam) of eerdere boekingen - **Geel** (waarschijnlijk): gedeeltelijke match, controleer handmatig - **Rood** (onbekend): geen match gevonden, stel handmatig in 6. Gebruik de **filterknoppen** om te filteren op confidence-niveau (bijv. alleen rode regels tonen) 7. Sjablonen met gekoppelde IBAN of naam worden automatisch voorgesteld als tegenrekening 8. Pas tegenrekening en relatie aan waar nodig 9. Klik **Alles boeken** of selecteer specifieke regels ### Journaal-import `/import-journaal.html` (zijbalk **Import / Export → Journaal-import**, MKB-modus) importeert in één keer veel memoriaalboekingen: handig voor een brugstaat van de accountant, een beginbalans bij overstap of een bulk-herrubricering. Kies eerst het (memoriaal-)dagboek. Er zijn drie tabbladen: - **Plakken**: plak vijf kolommen uit Excel (datum, rekening, debet, credit, omschrijving; optioneel relatie en factuur). Opeenvolgende regels met dezelfde datum + omschrijving worden één meerregelige boeking; een lege regel is een expliciete grens; per regel vul je óf debet óf credit. - **CSV uploaden**: upload een `.csv`/`.tsv`/`.txt`; scheidingsteken en decimaalteken worden automatisch herkend. - **Brugstaat (xlsx)**: upload een Excel-saldibalans van de accountant. Ledgerix herkent de kolommen, meldt het gedetecteerde boekjaar en aantal regels, en stelt automatisch een correctie- en een vjp-boeking voor (tegenrekeningen standaard 99997 en 99998, data instelbaar). Klik **Parseer & preview**. Je krijgt per boeking een kaart met balanscontrole (✓/✗), regel-validatie (harde fouten zoals een onbekende rekening of debet én credit tegelijk) en niet-blokkerende waarschuwingen (bv. een omzetrekening op debet, een gesloten periode of een toekomstdatum). **Boek alle boekingen** wordt pas actief als alles in balans is en er geen harde fouten zijn; waarschuwingen blokkeren niet. ### Mailbox-inbox `/mailbox.html` (zijbalk **Import / Export → Mailbox-inbox**) verzamelt bonnen en facturen die per e-mail binnenkomen zodra de mailbox-poller ze ophaalt (de IMAP-instellingen configureer je onder Instellingen; zie beheerdershandleiding). Ook bonnen uit **Snel bon vastleggen** en uploads uit het klant-portal landen hier. - Boven staan **Test verbinding** en **Nu ophalen**. Met het **status-filter** (Openstaand, Verwerkt, Verworpen, Fout, Alles) kies je welke berichten je ziet. - De tabel toont **Ontvangen**, **Afzender**, **Onderwerp**, aantal **Bijlagen** en de **Status**. - **Verwerk** draait OCR over de bijlagen en toont een concept met datum, totaal, BTW en de vermoedelijke relatie. Klik dan **Open in boekingen** om het boekingsformulier voorgevuld te openen. **Verwerp** zet een bericht weg zonder te boeken. - Onder **Filters voor inkomende mails** bepaal je of de poller álle mails met bijlage binnenhaalt (permissive) of alleen mails die aan je filterregels voldoen (whitelist). Filterregels matchen op afzender en/of onderwerp en op wel/geen bijlage. ## Integraties (v0.55+) Naast handmatige bankimport en XAF kun je Ledgerix direct laten praten met externe diensten zoals payment-providers (Mollie, Stripe), CRM-systemen (Pipedrive, HubSpot) en — met een aggregator-contract — PSD2-bankkoppelingen (Tink, Yapily). Betalingen, klanten en bankregels komen automatisch binnen. ### Een koppeling toevoegen 1. Ga naar **Integraties** (zichtbaar in MKB-modus) 2. Onder **Beschikbare integraties** staat een tegel per provider, gegroepeerd per categorie (Payments, CRM, PSD2-banken, …). Beta-providers hebben een oranje badge; Coming-Soon-tegels zijn grijs en niet aanklikbaar 3. Klik op een tegel — er opent een formulier met een **naam** voor de koppeling (jij verzint die), een **test-/productie-toggle** (waar van toepassing), een **sync-interval** en een **boekings-dagboek**, plus de provider-specifieke velden 4. Onder **Credentials** vul je de API-key/secret in zoals het provider- dashboard die levert. Help-tekst onder elk veld zegt waar je 'm vindt 5. Onder **Configuratie** kies je grootboekrekeningen voor de tussenrek, fee-rekening, default omzet en BTW (afhankelijk van provider) 6. Klik **Opslaan**. Daarna kun je in het overzicht **Test connectie** klikken om te verifiëren dat de credentials werken ### Automatische sync Een achtergrond-task draait elke vijf minuten en kijkt of er integraties zijn die toe zijn aan een nieuwe sync (afhankelijk van het `sync_interval`). Je hoeft niets te doen — nieuwe betalingen verschijnen vanzelf in de werklijst. **Sync nu**-knop in het integraties-overzicht forceert direct een run. ### Werklijst: te bevestigen drafts Onder **Integratie-drafts** zie je alle binnenkomende betalingen die nog op je akkoord wachten. Per regel: - **Confidence-badge** — Groen = exacte match (Mollie-metadata of factuurnummer in omschrijving); Geel = bedrag + datum matchen één open factuur; Oranje = meerdere kandidaten, kies handmatig; Grijs = geen match - **Suggested lines** — driedelig (Bank-tussenrek D / fee D / debiteur of omzet C). Pre-ingevuld op basis van je per-integratie-config - **Bevestigen** — wordt een echte boeking via het standaard journaal-pad - **Afwijzen** — markeert de draft als verwerkt zonder boeking (bv. testbetaling) ### Auto-confirm Per integratie kun je `auto_confirm_mode` instellen: - **Nooit** (default) — alles als draft, jij confirmt elke regel - **Alleen bij groen** — exacte matches (Mollie-metadata of factuurnummer) worden direct geboekt; medium/laag/geen blijven drafts - **Altijd** — alle matches direct geboekt (alleen voor power-users met goed-gemapte rekeningen) In auto-modus krijgen drafts status `Automatisch geboekt` zodat audit-trail bewaart dat er geen handmatige bevestiging was. ### Payouts (Mollie/Stripe) Mollie en Stripe houden je geld eerst op hun eigen saldo en betalen periodiek uit naar je bankrekening. Bij elke sync haalt Ledgerix ook de **settlements/payouts** op. Als er al een matching bankregel is (op `reference` in de omschrijving), wordt er direct een draft "Bank D / Bank-Mollie C" gemaakt. Anders wacht de payout op de eerstvolgende bankimport. **Match payouts met bank**-knop op de drafts-pagina draait een reverse-pass: voor alle wachtende payouts opnieuw zoeken of er nu een bankregel matcht (bv. na een verse CAMT-upload). ### Dashboard-widget Het dashboard krijgt automatisch een widget **Integratie-drafts** zodra je een koppeling actief hebt staan. Toont aantal te bevestigen drafts + uitsplitsing per confidence-niveau + aantal automatisch geboekte drafts in de laatste 7 dagen. ### Specifieke providers **Mollie / Stripe (Payments)** — Available. Maak een test-account aan, genereer een API-key en plak 'em in. Test-key (`test_...` / `sk_test_...`) mag alleen in sandbox-modus; live-key (`live_...` / `sk_live_...`) alleen in productie-modus. Veiligheid: live-key kan niet per ongeluk in een sandbox- integratie terechtkomen. **Pipedrive / HubSpot (CRM)** — Available. Synchroniseert klant- en bedrijfsgegevens naar je Ledgerix-relaties. Geen drafts — relaties worden direct geüpsert. Een tweede sync van hetzelfde CRM-contact updatet de bestaande Ledgerix-relatie (gemapt via een interne mapping-tabel). **Tink / Yapily (PSD2-banken)** — Beta. Vereist een commercieel aggregator- contract van Tink of Yapily. Bankregels komen via deze koppeling niet in een aparte drafts-werklijst maar direct in de bestaande `/bank.html` bankimport- staging — daar pakt de gewone template-matching ze op. ### Beveiliging van credentials Alle credentials worden AES-256-GCM versleuteld in de database opgeslagen. De master-key wordt bij eerste boot automatisch gegenereerd. **Een gestolen database-backup zonder de master-key levert geen bruikbare API-keys op.** Wel: als iemand jouw hele server compromitteert (inclusief filesystem), heeft die ook de master-key — versleuteling beschermt niet tegen volledige filesystem-access. In GET-API-responses worden credentials nooit teruggegeven — alleen aanwezig/ afwezig. ## Valuta & Wisselkoersen Ga naar **Valuta & Koersen**: ### Valutabeheer - **Valutalijst ophalen**: klik "Valuta's synchroniseren" om de volledige lijst van valuta's op te halen van de ECB - **Valuta aan/uit zetten**: schakel valuta's in of uit. Alleen actieve valuta's verschijnen in dropdown-lijsten bij boekingen - **Basisvaluta**: de standaard basisvaluta (EUR) is configureerbaar door de admin via Instellingen ### Wisselkoersen - **ECB koersen ophalen**: klik "Laatste koersen ophalen" voor officiële ECB-koersen - **Auto-koers**: bij het selecteren van een valuta en datum in het boekingsformulier wordt de koers automatisch opgehaald als deze beschikbaar is - **Handmatig toevoegen**: vul valuta, koers en datum in - **Bidirectionele conversie**: de omrekentool werkt in beide richtingen -- voer een bedrag in bij de bron- of doelvaluta en het andere veld wordt automatisch berekend - Bij boekingen in vreemde valuta wordt de koers automatisch getoond ## Instellingen De instellingenpagina is gegroepeerd in inklapbare secties met duidelijke veldtypes (dropdowns, toggles, nummervelden, etc.): - **Aantal regels in tabellen**: bepaalt de hoogte van scrollbare tabellen - **Standaard boekjaar**: voor rapportages - **Basisvaluta**: configureerbaar (niet meer hardcoded EUR) - **Boekjaarstart**: stel in welke maand het boekjaar begint (hoeft niet januari te zijn) - **Wachtwoord wijzigen**: wijzig je eigen wachtwoord - **2FA instellen/uitschakelen**: tweestapsverificatie met authenticator app - **E-mail instellingen**: SMTP configuratie (zie beheerdershandleiding) - **Dark mode**: via de knop onderin de sidebar ### Wekelijkse e-mail-samenvatting (v0.46.0) Onder Instellingen → E-mail kun je een opt-in wekelijkse samenvatting voor de accountant aanzetten. Hij krijgt op de ingestelde dag (default maandag) automatisch een korte mail met: - aantal boekingen + totaal-debet over de afgelopen week - aantal bonnen via de mailbox ontvangen + nog wachtend op verwerking - P&L-resultaat (omzet, kosten, netto) over de week Drie velden om in te stellen: - **Wekelijkse samenvatting automatisch mailen** — toggle aan - **Ontvanger weekoverzicht (optioneel)** — leeg laten om het E-mailadres accountant hierboven te gebruiken - **Verzenddag weekoverzicht** — kies een dag uit de week **Tip:** test eerst met de knop **"Voorbeeld weekoverzicht versturen"** zodat je weet hoe de mail eruitziet voordat je hem aanzet voor je accountant. ## Margeregeling (margegoederen) Voor handelaren in tweedehands goederen, kunst, antiek en verzamelobjecten. BTW wordt alleen berekend over de winstmarge, niet over de volledige verkoopprijs. ### Wanneer gebruik je de margeregeling? Als je goederen inkoopt van particulieren (geen BTW op de inkoop) en doorverkoopt. Zonder margeregeling zou je BTW over de volledige verkoopprijs moeten afdragen zonder voorbelasting om af te trekken — onnodig duur. ### Eerst instellen Ga naar **Instellingen → Margeregeling**: - **Margeregeling actief**: schakel in - **Berekeningsmethode**: *Per artikel* (standaard, elk artikel apart) of *Globalisatie* (per tijdvak) - **Inkooprekening**, **Verkooprekening**, **Voorraadrekening**, **BTW rekening marge**: kies de gewenste grootboekrekeningen ### Margegoederen beheren Ga naar **Margegoederen** in het menu. Op deze pagina: - **Statistieken bovenaan**: aantal op voorraad, voorraadwaarde, verkocht dit jaar - **+ Inkoop**: voeg een margegoed toe (beschrijving, inkoopdatum, inkoopprijs, relatie, categorie, auto-boeken ja/nee) - **Verkopen**: klik de "Verkopen" knop naast een artikel in voorraad → vul verkoopprijs, datum, relatie, betalingsrekening in. De BTW over de marge wordt automatisch berekend. - **Afschrijven**: markeer een artikel als niet meer verkoopbaar (bijv. bij verlies of beschadiging) - **Filter**: op status (voorraad/verkocht/afgeschreven) en categorie ### Categorieën - **Algemeen**: standaard tweedehands goederen - **Kunst**: schilderijen, beeldhouwwerk - **Antiek**: ouder dan 100 jaar - **Verzamelobjecten**: munten, postzegels, etc. ### Marge-rapportage Onderaan de margeregeling-pagina én in het rapportage-menu ("Marge-overzicht"): - Totaal inkoop, verkoop, marge en BTW over de marge - Per-artikel overzicht van verkochte goederen met individuele marge - Aansluiting met de OB-aangifte ### BTW berekening Voorbeeld: inkoop €800, verkoop €1.000 (inclusief BTW) - **Marge**: €200 (verkoop − inkoop) - **BTW over marge**: €200 − (€200 / 1,21) = €34,71 - **Netto marge**: €165,29 Bij een **negatieve marge** (verkocht onder inkoopprijs) is er **geen BTW verschuldigd**. ### In de OB-aangifte Het OB-werkblad kent geen aparte marge-logica: het rekent puur op basis van de **OB-rubriek-mapping** (welke grootboekrekeningen bij welke rubriek horen, in te stellen op de pagina **BTW Codes**). Wil je de marge-omzet en de marge-BTW op de aangifte terugzien, koppel dan de marge-omzetrekening aan rubriek **1e** (0% / niet bij u belast) en de marge-BTW-rekening aan de verschuldigde-BTW-rubriek. Zonder die mapping tellen ze niet automatisch mee. ## Sneltoetsen | Toets | Functie | |-------|---------| | Ctrl+K | Globaal zoeken (focust zoekveld in sidebar) | | Ctrl+B | Nieuwe boeking (opent formulier met focus) | | Ctrl+S | Boeking opslaan (in boekingsformulier) | | Enter | Volgende regel (in boekingsformulier) | | Esc | Zoekresultaten sluiten | ## Jaarrekening configuratie Onder **Jaarwerk & belastingen → Jaarrekening configuratie** kun je de structuur van je jaarrekening zelf opbouwen. Werkt voor alle Nederlandse rechtsvormen: eenmanszaak, VOF, maatschap, CV, BV, NV, stichting, vereniging, coöperatie. ### Eerste keer instellen 1. **Rechtsvorm kiezen** (tab 1): selecteer je rechtsvorm (VOF, BV, etc.) 2. **Standaard template toepassen**: klikt één keer op deze knop en de standaard Nederlandse secties worden aangemaakt (Materiële vaste activa, Voorraden, Handelsdebiteuren, Eigen vermogen, Netto-omzet, Huisvestingskosten, etc.). Dit is idempotent — als er al secties zijn krijg je een melding. ### Teksten beheren (tab 2, v0.40.8) De jaarrekening bevat 6 narratieve paragrafen (algemene toelichting, waarderingsgrondslagen, resultaatbepaling, niet-in-balans-opgenomen-verplichtingen, **bestemming van het resultaat**, personeelsleden) die per rechtsvorm anders luiden. Per veld: - **Default-tekst** komt uit de gekozen rechtsvorm — voor een NV staat er bijvoorbeeld "De algemene vergadering van aandeelhouders beslist over de bestemming van het resultaat", voor een eenmanszaak "Het resultaat komt volledig ten gunste van de ondernemer", voor een stichting "Het resultaat wordt toegevoegd aan het eigen vermogen". - **Eigen formulering**: typ je eigen tekst in de textarea — die overschrijft de default voor jouw bedrijf. - **↺ Standaard**-knop per veld zet de tekst terug naar de default voor de gekozen rechtsvorm. Disabled wanneer het veld al op default staat. Bij wisselen van rechtsvorm volgen de placeholders mee. Klik **Alles opslaan** wanneer je klaar bent — wijzigingen verschijnen direct in de PDF en HTML van de jaarrekening. ### Secties beheren (tab 3) De jaarrekening is opgebouwd uit 7 gebieden: - **Balans Activa** en **Balans Passiva** - **W&V Omzet**, **W&V Kostprijs**, **W&V Kosten** - **W&V Financieel** en **W&V Belastingen** Per gebied kun je secties toevoegen, bewerken, verwijderen en de volgorde aanpassen via slepen (drag & drop). Per sectie kun je aangeven: - **Label** (bijv. "Huisvestingskosten") - **Detail tonen**: of de toelichting een gedetailleerde uitsplitsing toont - **Berekende rij**: voor rijen zoals "Bruto-marge" die afgeleid worden uit andere secties ### Rekeningen koppelen (tab 4) Per sectie wijs je één of meerdere grootboekrekeningen toe. Zo bepaal je precies welke rekening onder welke post op de jaarrekening komt. Je kunt ook een sub-label meegeven (bijv. "Inventaris" onder "Materiële vaste activa"). ### Belanghebbenden (tab 6) Registreer per bedrijf de vennoten/aandeelhouders/eigenaren/bestuursleden. Rollen: - **Eigenaar** (eenmanszaak) - **Vennoot** (VOF, maatschap) - **Beherend/commanditair vennoot** (CV) - **Aandeelhouder** (BV, NV) - **Bestuurslid** (stichting, vereniging) - **Lid** (coöperatie, vereniging) Per belanghebbende: - **Aandeel %** voor winstverdeling - **Kapitaalrekening**: het grootboek-nummer waar het eigen vermogen op staat - **Rekening-courant** (optioneel): voor opnames/stortingen - **Rente %** (optioneel): rentevergoeding over beginkapitaal ### Vaste activa register (tab 7) Houdt je materiële vaste activa bij voor het mutatie-overzicht in de jaarrekening. Per investering: - **Omschrijving, categorie** (bijv. "Inventaris", "Fotoapparatuur") - **Aanschafdatum, kostprijs** - **Afschrijvingsmethode**: lineair of geen - **Economische levensduur** in jaren - **Activa-, afschrijvings- en kostenrekening**: koppeling naar grootboek - **Restwaarde** (optioneel) Met de knop "Afschrijvingen bekijken" zie je het afschrijvingsschema voor een gekozen jaar — netto afschrijving dit jaar, cumulatieve afschrijving, boekwaarde eind jaar. ### Jaarrekening tonen en downloaden Ga naar `/jaarrekening.html` en kies het boekjaar. Twee toggles bovenaan: - **Balans na resultaatbestemming** (aan) — rekent het netto-resultaat bij het eigen vermogen zodat de balans sluit zoals de accountant hem toont. - **Resultaat- en tussenrekeningen uitsluiten** (uit) — filtert de 99xxx-reeks (bv. "Resultaat huidig boekjaar", "Uitzoeken") en keyword-matches (resultaat/winst/verlies huidig/vorige) uit de W&V. Aanzetten als je een operationele W&V wilt zonder de technische carry-over uit niet-afgesloten voorgaande jaren. Beide knoppen **Printen** en **PDF downloaden** houden dezelfde toggles aan. ## v0.9 features — de accountants-flow Vanaf v0.9 ondersteunt Ledgerix de volledige workflow om uit een CASH-administratie een jaarrekening te produceren die 1-op-1 aansluit bij die van je accountant. Hieronder in de volgorde waarin je ze gebruikt. ### 1. Importeren van historische boekjaren (XAF) Importeer al je oude boekjaren via `/import.html`. **Belangrijk:** gebruik de dropdown "Omgaan met beginbalans": - **Bestaande beginbalans behouden** (standaard) — detecteert of de database al een beginbalans heeft voor dat jaar (bv. gegenereerd door de vorige jaarafsluiting) en slaat dan de beginbalans-regels uit de XAF over. Voorkomt dubbele boekingen. - **Overschrijven** — wist bestaande beginbalans en importeert de XAF volledig. - **Samenvoegen** — oud gedrag; risico op dubbele boekingen. De response laat zien hoeveel beginbalans-regels eventueel zijn overgeslagen. ### 2. Jaar afsluiten (jaarafsluiting) Open `/jaarafsluiting.html`. Bovenaan zie je het overzicht per boekjaar met status (Open/Afgesloten), aantal open/gesloten perioden en het berekende netto-resultaat. Klik "Selecteren" naast een jaar om het veld automatisch in te vullen. - **Resultaatrekening** (default 99998) — waar het jaarresultaat heen wordt geboekt. - **Vermogensrekening** (default 99997) — tegenrekening. - **Sla beginbalans-generatie voor volgend jaar over** (checkbox) — aanzetten bij een historische inhaalslag waarbij je daarna de XAF van het volgende jaar importeert (die zijn eigen beginbalans meebrengt). Zonder deze optie krijg je dubbele boekingen. ### 3. Configureerbare grootboek-regels Tab "Grootboek-regels" op `/jaarrekening-config.html`. Twee soorten regels: - **Suggestie-regels** — koppelen rekening-prefix aan sectie (bv. "06" → Eigen vermogen, "50" → Kostprijs van de omzet). Standaard is een set voor het Nederlandse decimaal stelsel ingeladen als **globaal** (geldt voor alle bedrijven). Je kunt bedrijfs-specifieke overrides toevoegen. - **Uitsluit-regels** — welke rekeningen uit de W&V worden gefilterd als je de "Resultaat- en tussenrekeningen uitsluiten" toggle op de jaarrekening aanzet. Standaard: 999-prefix + keywords (resultaat/winst/verlies huidig/vorige, uitzoeken). Acties per regel: - **Bewerken / Verwijderen** — direct in de tabel. - **Pijltje-omhoog** (⇧) — promoveer een bedrijfs-regel naar globaal zodat hij voor alle bedrijven geldt. Acties boven de tabellen: - **Standaard herstellen** — zet ontbrekende default-regels terug (idempotent). - **Exporteer** — download alle regels als JSON. - **Importeer** — upload een JSON-bundel (modus merge of replace). - **Kopieer uit ander bedrijf** — neem de regels van een ander bedrijf over. ### 4. Bulk koppelen van rekeningen aan secties Tab "Bulk koppelen". Overzicht van álle grootboekrekeningen met filters (type, status, zoeken). Werkstroom: 1. Klik **Automatisch voorstellen** — de engine vult per rekening een voorgestelde sectie in, met vertrouwens-indicatie (hoog/middel/laag). 2. Kies "Toepassen: minimaal" → hoog / middel+hoger / alle. Klik **Voorstellen toepassen** — alleen suggesties met ten minste die confidence worden aangebracht als wijziging. 3. Loop de tabel door; vakjes kan je nog handmatig aanpassen. 4. Klik **Wijzigingen opslaan**. Elke rekening kan maar in **één** sectie zitten — opnieuw koppelen verplaatst automatisch. ### 5. Reclassify-suggestions (beschrijving-gebaseerd) Na de bulk-mapping op prefix, vind je vaak nog steeds rekeningen die op basis van hun **omschrijving** in een andere sectie horen dan waar ze nu staan. Voorbeeld: `42000 Bedrijfsruimte (huur)` wordt door de prefix-regel naar Kostprijs van de omzet gezet, maar "huur" hoort bij Huisvestingskosten. Onder het Belanghebbenden-tabblad staat een kaart "Reclassificatie-voorstellen": - Klik **Voorstellen ophalen** — lijst gesorteerd op impact (grootste saldo bovenaan), met huidige → voorgestelde sectie + herkend trefwoord. - Klik **Toepassen** per regel om de mapping direct bij te werken. Herkende trefwoorden: huur/bedrijfsruimte/opslag → Huisvesting, rente → Financieel, kilometer/brandstof/auto → Vervoer, accountant/advieskosten → Admin, reclame/marketing → Verkoop, telefoon/internet → Kantoor, afschrijving → Afschrijvingen, verzekering → Algemene kosten. ### 6. Winstverdeling per boekjaar Op hetzelfde tabblad: kaart "Winstverdeling per boekjaar". Winstverdeling tussen vennoten kan door de jaren heen wijzigen (bv. 50/50 tot 2018, daarna 60/40) — daarom per jaar configureerbaar: - **Aandeel in resultaat** (%) — hoe het jaarresultaat wordt verdeeld - **Rentevergoeding** (vast bedrag) — rente-compensatie over kapitaal, zoals de accountant die per vennoot per jaar bepaalt Klik **Save** per vennoot om op te slaan. Overschrijft de default-waarden op de belanghebbenden-rij. ### 7. Kapitaal-correctie volgens accountant Het 2024 XAF-bestand bevat per 1-januari een beginbalans die kan afwijken van wat de accountant toont in zijn jaarrekening (accountant past handmatig correcties toe die niet in CASH terechtkomen). Om je Stand 1-1 op de accountant af te stemmen: 1. In de Winstverdeling-tabel: klik **Corrigeer naar accountant** naast een vennoot. 2. Vul in de modal: - **Target Stand 1-1** — het bedrag uit het accountant-jaarverslag (specificatie eigen vermogen / mutatie kapitaal) - **Tegenrekening** — bv. 99997 Resultaat vorige boekjaren, of een speciaal aangemaakte "Kapitaal-correctie" balansrekening 3. Klik **Boek correctie** — het systeem berekent het verschil en boekt een memoriaal-transactie in periode 0 van het jaar. Idempotent: een tweede correctie met hetzelfde target is een no-op. ### 8. Voorraadmutatie-correctie Als je accountant een voorraadafwaardering of -correctie heeft geboekt die niet in de XAF staat (typisch), dan kun je die aanbrengen via "Voorraadmutatie boeken": - **Voorraadrekening** (balans, bv 30000) - **Kostprijs-rekening** (W&V, bv 50900 Wijziging voorraad) - **Modus**: doel-eindbalans 31-12 opgeven, **of** direct het mutatiebedrag (negatief = voorraad daalt / kostprijs stijgt) Eén transactie boekt tegelijk de balans-aanpassing én de kostprijs-mutatie. ### 9. Complete configuratie exporteren/importeren Bovenaan `/jaarrekening-config.html` staan twee knoppen: - **Exporteer hele configuratie** — download alle jaarrekening-gerelateerde data als JSON: sectiestructuur, rekening→sectie mapping, tekstblokken, belanghebbenden, winstverdeling per jaar, vaste activa én grootboek-regels. - **Importeer configuratie** — upload een eerder geëxporteerde bundel. Modus merge (alleen ontbrekende toevoegen, idempotent) of replace (eerst alles wissen, dan importeren). Praktische werkstroom: eenmalig alle mappings en regels curator, exporteer de bundel, en voor volgende jaren of nieuwe bedrijven importeer je hem. Handwerk doe je maar één keer. ### Resultaat Met alle stappen doorlopen zou het netto-resultaat en de Stand 31-12 per vennoot binnen een euro moeten matchen met de accountantsversie van de jaarrekening. ## Onboarding en eerste import Bij een verse installatie kom je op de welkomspagina (`/welkom.html`) in plaats van een lege wizard. De vraag bovenaan is **"Waar kom je vandaan?"** — acht source-knoppen (CASH, Exact Online, Twinfield, AccountView, Yuki, Moneybird, SnelStart, Ander pakket) leiden naar een upload-zone voor een Auditfile (XAF) of CLAIR-bestand. Voor de meeste Nederlandse pakketten is dat formaat de gemene deler; vraag in je oude pakket om "Auditfile exporteren" of "XAF download". **Meerdere boekjaren in één keer**: kies meerdere `.xaf`/`.xml` bestanden tegelijk. De welkom-pagina doet per bestand een lichte "peek" tegen `/api/v1/xaf/peek` en sorteert automatisch op het ECHTE fiscale jaar uit de XAF-header — bestandsnaam-volgorde was te fragile. Per bestand zie je 📅 met het jaar, KB-grootte, ↑↓ knoppen om handmatig te herordenen en ✕ om individueel weg te halen. Bij import: sequentieel, met progress per bestand. Alleen het EERSTE bestand kan via de checkbox de bestaande beginbalans overschrijven; daarna `keep_existing` zodat eerdere imports niet weggemieterd worden. **Alternatieve paden** onderaan: 📈 Excel/handmatig leidt naar de bestaande 4-staps wizard met sjabloon-keuze, 🆕 Leeg starten doet hetzelfde maar zonder template, 🎲 Demo-data seedt 20 voorbeeldboekingen zodat je direct kunt rondkijken. Na een succesvolle import zie je counts per entity-type. Klik "Naar dashboard →" om setupComplete te markeren en de welkomspagina te verlaten. ## Snel bonnen invoeren (mobiel) `/snel-bon.html` is de vastleg-onderweg-pagina: een mobiel-first scherm zonder zijbalk waarmee je met je telefoon in een paar tikken een bon vastlegt. In de zijbalk vind je het item **Snel bon vastleggen** onder **Boekhouding**; het verschijnt alleen op telefoon of tablet (op desktop is het verborgen). Omdat Ledgerix een PWA is, kun je de pagina op je home-screen zetten. Het doel is minimale wrijving: je legt de bon nú vast zodat hij niet kwijtraakt, de definitieve boeking maak je later op de desktop. De vastgelegde bon belandt in de mailbox-queue. Werkflow: 1. **Foto maken**: tik op de grote fotozone. De achterzijde-camera van je toestel opent direct. Na het maken van de foto zie je een thumbnail met de link **Andere foto kiezen** om te vervangen. Een foto is verplicht. 2. **Bedrag** (optioneel): vul het bedrag in. De valuta-pill rechts volgt je `default_currency`-instelling (standaard EUR). 3. **Categorie** (optioneel): kies een van de zes tegels als hint voor de latere verwerking: Brandstof, Eten, Kantoor, Vervoer, Materiaal of Overig. 4. **Datum op bon** (optioneel): staat standaard op vandaag. 5. **Notitie** (optioneel): een vrij tekstveld. 6. **Bon opslaan**: de foto en de ingevulde velden worden geüpload. Je krijgt een bevestigingsscherm ("Bon opgeslagen") met de keuze **Nog een bon vastleggen** of **Klaar**. De bon staat daarna klaar in je **Mailbox-inbox** (zie Import / Export), waar je hem op de desktop met OCR verwerkt tot een echte boeking. Op dit snelle mobiele scherm zelf draait geen OCR en worden geen tegenrekening, BTW-code of relatie gevraagd; die stap doe je bij de verwerking op de desktop. ## Bank import `/bank.html` leest MT940 (SWIFT) of CAMT.053 (ISO 20022, standaard voor PSD2) bestanden uit en matcht de regels tegen openstaande posten en eerdere boekingen. Werkflow: 1. Upload het bankafschrift via de drag-and-drop zone (of klik om te kiezen). 2. Ledgerix toont een staging-tabel met alle regels uit het bestand. 3. Per regel wordt de matcher gerund: zoekt op IBAN, bedrag, omschrijving en factuurnummer naar een openstaande post. - 🟢 Groene match: 1-op-1 zekere koppeling, één-klik boeken. - 🟡 Gele match: meerdere kandidaten, kies de juiste. - 🔴 Geen match: handmatig boeken — kies tegenrekening en relatie. 4. Bulk-knop "Alle groene boeken" voor wie snel door wil. **PSD2-koppeling** (v0.55+) haalt afschriften automatisch op via een geconfigureerde bank-aggregator (Tink of Yapily) — geen bestanden meer uploaden. Activeer via Import / Export → Integraties. Re-matching: regels die je nog niet hebt afgehandeld blijven in staging. De matcher draait opnieuw zodra een openstaande post is bijgewerkt (bijv. nadat je een nieuwe factuur hebt geboekt die nu wel matcht). ## Goedkeurings-workflows `/goedkeuringen.html` is de plek waar je approval-rules definieert (wie moet wat goedkeuren) en openstaande verzoeken afhandelt. **Rules** zijn per company en bestaan uit een trigger + een approver-groep + een modus: - **Trigger** — wanneer wordt een approval-verzoek aangemaakt: - *Per dagboek* — elke boeking in een specifiek dagboek (bijv. Memoriaal door accountant). - *Bedrag boven drempel* — boekingen waarvan het maximum-regelbedrag aan debet- of credit-zijde een drempel passeert (bijv. inkoop > €5000). - *Dagboek + bedrag* — combinatie van beide. - *Entiteit-wijziging (stamtabel)* — wijziging op grootboekrekening, relatie, dagboek of bedrijf (CRUD-operatie per type). - **Goedkeurder-groep** — welke groep mag beslissen. Sinds v0.72.0 alleen via groepen (Admin / Boekhouder / Readonly / Api / Klant zijn de system-groups; eigen groepen — bijv. "Senior boekhouder" — kun je via Gebruikers / Groepen maken en daar fijnmazige permissies per endpoint aan toekennen, v0.70+). - **Modus**: - *Soft* — boeking gaat door, krijgt een status-badge, telt mee in saldi/BTW. Approval is voor controle/audit. - *Hard* — boeking telt NIET mee in saldi/BTW tot een approver beslist. Bij reject blijft 'm hard-locked; gebruiker moet 'm handmatig storneren of verwijderen. **Openstaande verzoeken** verschijnen bovenaan voor leden van de required-group. Bij entity-changes wordt de payload getoond zodat approver weet wát er gewijzigd wordt. Reject vereist altijd een reden (komt in de audit-trail). **Notificaties** (v0.73+) zijn los aan/uit per company in Instellingen → Goedkeuringen: e-mail naar groepsleden bij nieuwe pending, en een rode teller-badge naast 'Goedkeuringen' in de sidebar (ververst elke 60s). ## Budget `/budget.html` (in de zijbalk **Rapportages → Budget**, kop "Budget & variantie") legt per grootboekrekening per maand een begroot bedrag vast en zet dat naast de werkelijke boekingen. Een lege cel betekent "geen budget"; leeg maken van een cel verwijdert die begroting. Bovenaan kies je het **Boekjaar** en de **Weergave**: - **Budget vs werkelijk** (standaard): per rekening en per maand zie je de werkelijke bedragen (vet) met daaronder het budget. De cel kleurt groen als je onder budget zit, rood bij overschrijding. De kolom **Totaal** telt het jaar op. - **Bewerken**: elke maandcel wordt een invulveld. Vul de begrote bedragen in en klik **Opslaan**. De rekening-, maand- en jaarstructuur is een raster met de twaalf maanden plus een totaalkolom. Verder zijn er drie knoppen: - **Ververs**: laadt het raster opnieuw. - **Kopieer vorig jaar**: neemt de begroting van het vorige boekjaar als startpunt over. Je wordt gevraagd om een **vermenigvuldigingsfactor** (default `1.00`, bv. `1.05` voor 5% inflatie) en of bestaande cellen overschreven mogen worden. - **Email alerts**: verstuurt een e-mail met de rekeningen die hun budget overschrijden. Eerst draait een controle (dry-run); als er overschrijdingen zijn vraagt Ledgerix om bevestiging en verstuurt daarna de mail naar de ingestelde ontvanger. Tip: begroot minimaal je top-kostenrekeningen. Daar zit de stuurruimte; alle 200 rekeningen invullen levert vooral ruis op. ## Scenarios (wat-als) `/scenarios.html` maakt een **kopie** van je administratie als schaduw-bedrijf. Je kunt daarin hypothetisch boeken (een grote investering, een prijsverhoging, een nieuwe rekeningstructuur) zonder de hoofd-administratie te raken. Werkflow: 1. "Nieuw scenario" — label + optionele toelichting. Scenario krijgt id `__scn_`. 2. Server kopieert per tenant-tabel: grootboek, dagboeken, periodes, BTW-codes, relaties, transactions + lines, budgets, jaarrekening-teksten, marge-totalen, sequences. **Niet** mee: mailbox, bijlagen, audit, bank-staging. 3. Switch naar het scenario via de bedrijfskiezer linksboven in de sidebar. 4. Boek zoveel je wilt — alles landt in het scenario. 5. **Compare** — knop in de scenario-kaart toont side-by-side netto resultaat, totale activa, totale passiva en transactie-count tussen scenario en hoofd-administratie. 6. **Delete** — schoont het scenario op (cascadet alle gekopieerde rijen). Geen scenario-van-scenario: scenarios kunnen niet zelf weer een scenario hebben (houdt cleanup simpel). **Restore-in-scenario** (v0.76+): vanuit Backup & herstel kun je een backup als scenario openen — handig om eerst te bekijken wat er in zit voor je daadwerkelijk een restore doet. ## Aan de slag (actielijst) `/aan-de-slag.html` is de werklijst van Ledgerix: een verzamelschermpje met alles wat nog jouw aandacht vraagt. Bovenaan zie je per categorie het aantal openstaande items, klik om uit te vouwen: - **Bank** — regels uit afschriften die nog niet zijn geboekt. - **Concepten** — boekingen in concept-staat die nog moeten worden bevestigd. - **Bonnen / mobile capture** — foto's die zijn geüpload maar nog geen finale boeking hebben. - **Goedkeuringen** — wachtend op jouw beslissing (zie ook de badge in de sidebar). - **Periode-afsluiting** — periodes die "klaar voor afsluiting" zijn. - **Anomalieën** — automatisch gedetecteerde rare patronen (dubbele facturen, ongebruikelijk grote bedragen, etc.). Dashboard-knop "Aan de slag" springt hier direct heen. Voor accountants is dit de dagelijkse start-pagina: één plek, geen jagen door 8 menu's. ## Accountantsoverzicht `/accountant.html` (bovenaan in de zijbalk, alleen in **accountant-modus**) is het multi-client dashboard voor accountantskantoren: één scherm met de status van al je administraties. Bovenaan staan samenvattende tegels: aantal **Klanten**, hoeveel er **Wachten op aanlevering**, hoeveel **Klaar voor review**, het aantal **Open vragen** en de **Tijd deze maand** over alle klanten samen. De tabel toont per klant de bedrijfsnaam, een klikbare **workflow-status** (badge), het aantal open items en open vragen, de eerstvolgende **OB-deadline** (rood bij ≤7 dagen, oranje bij ≤30 dagen) en de gelogde tijd deze maand. Je kunt: - Filteren op status en de lijst **Verversen**. - Op de status-badge klikken om de **workflow-status te wijzigen** (met notitie). - Via **⏱** tijd loggen per klant (actie, minuten, datum, notitie) en per maand een uren-detail bekijken. - Via **→** direct naar die administratie schakelen. - Meerdere klanten aanvinken voor een **bulk-statuswijziging** of om de **jaarrekeningen** in één keer als ZIP te downloaden. ## Klant-portal `/klant.html` is de landing voor klanten van een accountantskantoor — leden van de system-group **Klant** die geen andere business-group hebben (Admin/Boekhouder/Api). De sidebar is uitgekleed tot twee menu-items (Mijn portal + Rapporten); alle accountants-knoppen verbergen zich automatisch. **Drie dingen kan een klant** vanuit de portal: 1. **Eigen administratie inzien** (read-only) — tegels met aantallen, lijst van laatste boekingen, filter op zakelijk / privé / alle. Klikken op een boeking opent géén edit-modus. 2. **Documenten uploaden** — drag-and-drop of klik om bonnen, facturen en bankafschriften aan te leveren. Elk bestand landt als rij in de accountant's mailbox-inbox met `source='client_upload'` (icoon CLIENT). De accountant ziet ze in z'n bestaande Inbox-UI en kan ze verwerken zoals een gewone IMAP-mail. Rate-limit: 20 uploads per 5 minuten per session om ongelukken te voorkomen. 3. **Boekingen als privé markeren** — een toggle-knop per regel. `transactions.is_private` flag wordt geflipt; de regel krijgt een gele achtergrond en een 📌 Privé-badge. De accountant ziet de markering en kan beslissen om de boeking naar een privé-rekening te verplaatsen of te storneren. Klant kan altijd terug-togglen. **Uitnodigen door de accountant**: in Gebruikersbeheer staat een knop **📩 Klant uitnodigen**. Vul e-mail + naam + voor welk bedrijf in → de klant krijgt een mail met een persoonlijke link die 7 dagen geldig is. Klant klikt link, kiest wachtwoord (min. 8 tekens), wordt automatisch ingelogd op het portaal. Bij SMTP-failure toont de UI de accept-URL zodat de accountant 'm handmatig kan doorgeven. **Tip voor de accountant**: laat klanten via deze flow bonnen aanleveren in plaats van WeTransfer/Dropbox/mail. Alle uploads belanden in dezelfde inbox-pipeline (OCR + draft-extraction) zodat je workflow niet verandert. Klant ziet aan de openstaande/verwerkte-tegels of jij al actie hebt ondernomen. ## Vragen-thread per boeking (v0.79+) Als accountant kun je op iedere boeking een vraag stellen aan de klant ("waar is de bon van?", "is dit zakelijk?"). De klant ziet de vraag in het portal (rij krijgt een gele 💬-indicator) en kan in dezelfde thread antwoorden. **Workflow accountant**: 1. Open de boeking, klik **Stel vraag aan klant**. Vul de vraag in (eventueel met bijlage-verwijzing) en plaats hem. 2. Status springt naar *open — wacht op klant*. Klant ontvangt optioneel een e-mail-notificatie. 3. Na het antwoord van de klant kun je doorvragen (status blijft open) of de vraag **afsluiten** (status *beantwoord*). **Workflow klant** (portal): 1. Op het dashboard zie je het aantal openstaande vragen. Klik er op. 2. Per vraag: bron-boeking + vraagtekst + thread. Typ antwoord, klik plaatsen. Status flipt naar *wacht-op-accountant*. **Cross-administratie overzicht**: `/vragen.html` toont alle openstaande vragen over al je administraties — handig voor accountants met veel klanten. Filter op status (*open* / *wacht-op-mij* / *beantwoord*) en op administratie.