# Facturix — Gebruikershandleiding

> Voor de dagelijkse gebruiker: facturen maken, versturen en opvolgen. Voor
> installatie, back-ups en beheer, zie de [beheerdershandleiding](beheerdershandleiding.md).
>
> **Versie:** 0.2.0 · **Laatste update:** 2026-09-11

---

## 1. Inloggen

- **Met gebruikersaccount:** open Facturix in de browser, vul gebruikersnaam en
  wachtwoord in. Je beheerder maakt accounts aan.
- **Single-user modus:** op een eenpersoons-installatie (kiosk) is er geen login;
  Facturix opent direct op het dashboard.

Rechtsboven kies je de **taal** (NL/EN/DE/FR) en schakel je tussen **licht en
donker** (de maan/zon-knop). Je keuze blijft bewaard.

## 2. Het dashboard

Het dashboard is een raster van **widgets** met inzicht in je administratie.

- **Samenstellen:** klik op **Aanpassen**. Sleep widgets om ze te ordenen,
  verwijder er een met het kruisje, of voeg er een toe uit de balk bovenin. Klik
  **Standaard herstellen** om terug te gaan naar de standaardindeling. Je
  indeling blijft per browser bewaard.
- **Widgets:** openstaand bedrag, achterstallig, omzet (dit jaar/deze maand),
  aantal concepten, **omzet met instelbare periode** (week/maand/kwartaal/jaar),
  **liquiditeitsprognose** (verwachte ontvangsten per vervalweek),
  **top klanten** per periode, openstaande posten, btw-overzicht, recente
  facturen, koppelingen-status en snelkoppelingen.

## 3. Klanten (relaties)

Onder **Relaties**: klanten aanmaken en bijwerken (naam, contactpersoon, adres,
e-mail, telefoon, KvK, btw-nummer, IBAN, segment en **taal**). De taal bepaalt de
taal van de factuur-PDF en de e-mail naar die klant. Je kunt zoeken op naam of
nummer. Tijdens het maken van een factuur kun je een onbekende klant ook direct
inline aanmaken.

## 4. Catalogus (producten en diensten)

Onder **Catalogus**: items met omschrijving, eenheid, prijs (incl. of excl. btw)
en een btw-aanduiding (hoog/laag/0%/vrijgesteld/verlegd). Een item is een
**product** of een **dienst**; dat stuurt alleen handige standaardwaarden.

- **Importeren:** klik **Importeren** en kies een CSV. Kolomnamen mogen NL of EN
  zijn (bijv. `omschrijving;prijs;btw` of `description,price,vat`), scheidingsteken
  `,` of `;`, bedragen in NL- of EN-notatie. Bestaande items worden bijgewerkt op
  omschrijving (geen dubbele).
- **Exporteren:** klik **Exporteren** voor een CSV die je weer kunt inlezen.

## 5. Een factuur maken

Klik **Nieuwe factuur** (of op het dashboard de snelkoppeling).

1. **Klant kiezen:** typ in het klantveld; kies een bestaande klant of maak een
   nieuwe aan (`+ Nieuwe klant`).
2. **Kop:** factuurdatum, vervaldatum en optioneel een referentie. Vink
   **incl. btw invoeren** aan als je prijzen inclusief btw intypt.
3. **Regels:** typ een omschrijving (met type-ahead uit de catalogus: prijs,
   eenheid en btw worden dan ingevuld), aantal, prijs, btw en eventueel korting.
   **Enter** voegt een regel toe.
   - **Tekstregel toevoegen:** voor een kopje of toelichting zonder bedrag. Die
     telt niet mee in de totalen.
4. **Opslaan of versturen:**
   - **Concept opslaan** (Ctrl+S) bewaart zonder nummer.
   - **Versturen** (Ctrl+Enter) kent het definitieve, doorlopende factuurnummer
     toe. Een verstuurde factuur is daarna onveranderlijk; corrigeren doe je met
     een creditnota.
5. **Uitvoer:** download de **PDF**, de **UBL** (e-factuur) of **.scml**, of
   **e-mail** de factuur naar de klant. Eventueel maak je een **betaallink** aan.

## 6. Offertes en orders

- **Offerte:** zelfde scherm als een factuur (kies soort via het menu
  Offertes → Nieuwe offerte). Statussen: concept → verstuurd →
  geaccepteerd/afgewezen. Een offerte zet je met één klik om naar een order of
  een factuur.
- **Order (opdrachtbevestiging):** de stap tussen offerte en factuur, met een
  eigen nummerreeks (ORD-). Bij verzending zet je de order om naar een factuur.
- Offertes en orders kun je per administratie **uitschakelen** (Instellingen →
  Documentsoorten) als je ze niet gebruikt.

## 7. Creditnota's

Open een verstuurde factuur en kies **Creditnota maken**. De creditnota krijgt
een eigen nummer en negatieve bedragen; samen met de originele factuur vormt dat
de correctie. De originele factuur blijft intact.

## 8. Betalingen

- **Handmatig afvinken:** open een verstuurde factuur, voeg onderin een betaling
  toe. Het bedrag staat voorgevuld op het openstaande bedrag; pas het aan voor een
  **deelbetaling**. Met **Markeer als betaald** zet je de rest ineens op betaald.
- **Bankimport:** onder **Bank** upload je een bankafschrift (CAMT.053 of MT940).
  Facturix stelt per ontvangst de best passende openstaande factuur voor (op
  bedrag, IBAN, referentie). Klik een voorstel aan om te koppelen, of gebruik
  **Koppel handmatig** om zelf een factuur te kiezen. **Negeren** zet de regel weg.

## 9. Aanmaningen

Onder **Aanmaningen** zie je openstaande facturen die over de vervaldatum zijn.
Het aanmaningstraject (niveaus, dagen na vervaldatum, kosten en teksten per
klantsegment) stel je in onder Instellingen. Per factuur bekijk je het voorstel
en verstuur je per e-mail of per post (printen). Leeg gelaten teksten vallen terug
op een ingebouwde standaardtekst in de taal van de klant.

## 10. Herhaalfacturen (abonnementen)

Onder **Abonnementen** maak je een sjabloon met een schema
(week/maand/kwartaal/jaar). Facturix genereert automatisch (of op **Nu
uitvoeren**) facturen: als concept of direct verstuurd. Ook in een sjabloon kun
je tekstregels gebruiken.

## 11. Rapportage en export

Onder **Rapportage**: openstaande posten, omzet (per maand en per klant) en een
btw-overzicht (ter presentatie, geen aangifte). Exporteer facturen en relaties
naar CSV.

## 12. Integraties

Onder **Integraties** koppel je externe systemen die gegevens naar Facturix
halen: **WooCommerce** en **Shopify** (webshop-orders worden facturen),
**Lightspeed** (kassa, beta) en **Mollie**/**Stripe** (betalingen matchen aan
facturen). Kies een integratie, vul de inloggegevens in, en synchroniseer
handmatig of op een interval. Per koppeling zie je een **afleverlog** met de
laatste synchronisaties.

Wil je zelf data pushen (eigen webshop/kassa/koppeling)? Maak in Instellingen een
**API-sleutel** aan en gebruik de inbound API. Facturix kan ook **webhooks**
sturen bij finaliseren/betaling. Technische details staan in
[integraties.md](integraties.md).

## 13. Instellingen

Onder **Instellingen**: bedrijfsgegevens, factuur-PDF (lay-out, accentkleur,
logo, footer), documentgeneratie (ingebouwd of SCML), Ledgerix-koppeling, SMTP
(voor e-mail), automatisch verwerken (scheduler), online betalen,
**documentsoorten** (offertes/orders aan/uit), aanmaningstraject, **webhooks**,
**API-sleutels** en **licentie**. Wijzig iets en klik **Opslaan** (Ctrl+S).

## 14. Meerdere administraties

Heb je meerdere administraties (Accountant-licentie), dan kies je de actieve
administratie in de header. Gegevens zijn strikt per administratie gescheiden;
instellingen, nummering en koppelingen gelden per administratie.

---

### Sneltoetsen (factuurscherm)
| Toets | Actie |
|-------|-------|
| Enter | Regel toevoegen |
| Ctrl+S | Concept opslaan |
| Ctrl+Enter | Versturen (definitief maken) |